Der Wochenbericht, der sich selbst erstellt. Daten aus den Systemen, die Sie bereits nutzen, werden abgerufen, abgeglichen, auf Auffälligkeiten geprüft und mit einer kurzen schriftlichen Zusammenfassung geliefert – damit die Montagsrunde mit der Diskussion beginnt statt mit der Tabelle.
Das Problem
Jeden Freitagnachmittag exportiert jemand die Pipeline aus dem CRM, den Umsatz aus der Buchhaltung, die Ausgaben von zwei Werbeplattformen und die Ticketzahlen aus dem Helpdesk, fügt alles in eine Tabelle ein, repariert die kaputten Formeln und schreibt drei Stichpunkte. Das dauert einen halben Tag, verspätet sich, wenn diese Person im Urlaub ist, und bis jemand es liest, sind die Zahlen eine Woche alt.
Ein Dashboard-Tool allein löst das nicht. Die eigentliche Arbeit liegt im Sammeln, Abgleichen und Erklären – nicht im Diagramm.
So sieht es gut aus
- Zahlen werden planmäßig aus den Quellsystemen aktualisiert, nicht aus Kopien
- Definitionen sind einmal festgelegt, sodass „Umsatz” jede Woche dasselbe bedeutet
- Auffälligkeiten werden automatisch markiert: eine Kennzahl außerhalb ihres üblichen Bereichs, eine fehlende Datenquelle
- Eine Zusammenfassung in Klartext, die ein Mensch prüft, bevor sie verschickt wird
Umfang
Was wir automatisieren
Datenerfassung und Abgleich
Dashboard-Automatisierung
Schriftliche Zusammenfassung und Auffälligkeiten
Kunden- und Gremienreporting
Das Montagmorgen-Briefing
Eine Demonstration mit Beispieldaten. Eine Marketingagentur mit 30 Mitarbeitenden berichtet wöchentlich an die Geschäftsführung und monatlich an zwölf Kunden. Der Operations Manager verbringt den größten Teil des Freitags damit, beides zusammenzustellen.
- Um 06:00 Uhr am Montag löst ein Zeitplan den Workflow aus. Ist eine Quell-API nicht erreichbar, pausiert der Lauf und alarmiert die zuständige Person, statt Teilzahlen zu melden.
- Die Pipeline wird aus HubSpot abgerufen, der fakturierte Umsatz aus lexoffice, die Ausgaben aus Google und Meta Ads sowie die offenen Tickets aus dem Helpdesk – jeweils nach den in der Umfangs-Karte festgelegten Definitionen.
- Die Zahlen werden abgeglichen (zum Beispiel Werbeausgaben pro Kunde mit der Kundenliste abgestimmt) und in einen datierten Snapshot in einem Google Sheet geschrieben, das das Dashboard speist.
- Jede Kennzahl wird mit ihrer Zwölf-Wochen-Bandbreite verglichen. Alles außerhalb wird mit den Rohzahlen markiert.
- Ein KI-Schritt entwirft eine 150 Wörter lange Zusammenfassung: was sich bewegt hat, was markiert ist, was die Daten nicht erklären können. Er verwendet ausschließlich die Zahlen im Snapshot und verlinkt jede Aussage mit ihrer Ausgangszelle.
- Der Operations Manager prüft den Entwurf um 08:30 Uhr, bearbeitet ihn bei Bedarf und gibt ihn frei. Das Briefing geht an den Kanal der Geschäftsführung; der Dashboard-Link wird angehängt.
Credit-Einstufung: Standard (zwei Credits) für das Wochenbriefing; Kundenberichte kommen mit ein bis zwei Credits pro Vorlage hinzu. Passt zu Solo oder Team. Mehr auf der Seite Beispiel-Workflows.
Menschliche Kontrollpunkte
- Zusammenfassungen werden geprüft, bevor sie an die Geschäftsführung oder an Kunden gehen. Die KI beschreibt Zahlen; sie entscheidet nicht, was sie für das Geschäft bedeuten.
- Unvollständige Daten werden nie versendet. Eine fehlende Quelle stoppt den Lauf und alarmiert eine Person.
- Definitionen ändern sich per Änderungsauftrag. Ändert sich die Bedeutung von „aktiver Kunde”, wird das an einer Stelle geändert, dokumentiert und datiert.
- Kundenberichte werden pro Kunde freigegeben von der zuständigen Account-Person.
Tools, die wir anbinden
Quellen: HubSpot, Pipedrive, Salesforce, lexoffice, sevDesk, DATEV-Exporte, Xero, QuickBooks, Shopify, WooCommerce, Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads, Zendesk, Freshdesk, Google Analytics, Google Sheets und Excel. Ziele: Looker Studio, Power BI, Google Sheets, Notion, Slack, Teams, E-Mail und PDF. Toolnamen zeigen technische Kompatibilität, keine Partnerschaft.
Reporting-Workflows benötigen fast nie personenbezogene Daten. Wo doch (zum Beispiel Umsatz pro Kunde), aggregieren wir vor jedem KI-Schritt und behalten die Einzeldaten in Ihren Systemen.
Was wir messen
- Stunden pro Woche für die Berichtserstellung
- Zustellzeit der Berichte und Pünktlichkeitsquote
- Nach Veröffentlichung entdeckte Abgleichsfehler
- Läufe ohne manuelles Eingreifen abgeschlossen
- Korrekturen an der Zusammenfassung pro Briefing (ein Indikator für die Entwurfsqualität)
Welches Paket passt
Reporting eignet sich gut als erster Workflow: hohe Frequenz, klare Regeln, selten sensibel. One Workflow Pilot (ab 1.250 €): ein Wochenbericht aus zwei Quellen mit geprüfter Zusammenfassung. Solo (2.750 €): mehrere Quellen, eine Dashboard-Aktualisierung und Auffälligkeitsmarkierung. Team (6.900 €): Abteilungs- und Kundenreporting mit Vorlagen, Freigaben und einer Monitoring-Ansicht. Preise zzgl. USt. und Nutzungskosten; siehe Preise und so funktioniert es.
Fragen zur Reporting-Automatisierung
Brauchen wir dafür ein Data Warehouse?
Bei den meisten Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitenden nicht. Ein versioniertes Google Sheet, Airtable oder eine kleine Datenbank reicht in der Regel als Snapshot-Speicher. Wachsen Volumen oder Historie, sagen wir das offen und entwerfen den nächsten Schritt, statt ihn vorab einzubauen.
Kann die KI-Zusammenfassung falsch liegen?
Sie kann falsch einschätzen, warum sich eine Zahl bewegt hat – deshalb wird sie geprüft und deshalb verlinkt jede Aussage zur Ausgangszahl. Zahlen erfinden kann sie nicht, weil ihr nur der Snapshot vorliegt. Unter einem Betreuungsplan verfolgen wir, wie oft die prüfende Person den Entwurf korrigiert, und schärfen den Prompt nach, wenn er abweicht.
Was, wenn ein Quellsystem seine API ändert?
Der Lauf schlägt kontrolliert fehl und alarmiert die zuständige Person; es wird kein Teilbericht versendet. Innerhalb eines Betreuungsplans sind Connector-Updates unsere Aufgabe. Ohne einen solchen Plan erklärt das Runbook, wie jeder Connector neu autorisiert oder aktualisiert wird, und das Support-Fenster deckt Probleme in den ersten Wochen ab.
Kann das unser BI-Tool ersetzen?
Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Es beliefert Ihr BI-Tool zuverlässig und ergänzt, was ein Dashboard nicht leistet: Abgleich, Auffälligkeitsmarkierung und ein schriftliches Briefing. Haben Sie kein BI-Tool, reicht für den Anfang oft eine geteilte Tabelle mit Diagrammen.