Schnelle Reaktion auf Anfragen, saubere Datensätze und Nachfassen, das tatsächlich passiert. Wir verbinden Ihre Formulare, Postfächer und Ihr CRM, sodass jede Anfrage innerhalb von Minuten erfasst, qualifiziert und zugewiesen wird – und ein Mensch alles freigibt, was an die interessierte Person zurückgeht.
Das Problem
Anfragen kommen über ein Webformular, ein Sammelpostfach, LinkedIn, eine Telefonnotiz und eine Partnerempfehlung herein. Jemand überträgt sie ins CRM, wenn gerade Zeit ist. Manche werden doppelt angelegt, manche gehen unter, und die vielversprechende Anfrage vom Dienstagmorgen bekommt erst am Donnerstag eine Antwort. Nachfassen hängt davon ab, wer sich daran erinnert. Das Pipeline-Reporting ist am Monatsende eine manuelle Aufräumaktion.
Das ist kein CRM-Problem. Es ist ein Übergabeproblem: Für die Arbeit zwischen dem Kanal und dem Datensatz ist niemand zuständig.
So sieht es gut aus
- Jede Anfrage aus jedem Kanal innerhalb von Minuten im CRM
- Ein Datensatz pro Unternehmen, mit einer zuständigen Person und einem nächsten Schritt
- Eine erste Antwort wird zur Prüfung entworfen, in der Sprache der interessierten Person
- Nachfass-Sequenzen, die stoppen, sobald jemand antwortet
Umfang
Was wir automatisieren
Lead-Erfassung und Dublettenprüfung
KI-Lead-Qualifizierung
Zuweisung und erste Antwort
Automatisiertes Vertriebs-Nachfassen
Von der Anfrage zum gebuchten Termin, Schritt für Schritt
Eine Demonstration mit Beispieldaten, kein Kundenfall. Eine Beratungsfirma erhält rund 40 Anfragen pro Woche über ein Website-Formular und ein gemeinsames Vertriebspostfach. Heute übertragen zwei Mitarbeitende sie von Hand in HubSpot und antworten, wenn sie Zeit finden.
- Eine Formular-Einreichung oder eine neue E-Mail im Vertriebspostfach löst den Workflow aus.
- Ein KI-Schritt klassifiziert die Nachricht: Anfrageart (Projekt, Bewerbung, Lieferant, Spam), Dringlichkeit und Sprache. Alles unterhalb der Konfidenzschwelle geht unklassifiziert an eine Person.
- Die Unternehmensdomain wird nachgeschlagen; ein bestehender CRM-Datensatz wird zugeordnet oder ein neuer angelegt. Keine Dubletten.
- Die Zuständigkeit wird nach Leistungsbereich und Region zugewiesen. Eine Antwort wird aus den eigenen Vorlagen des Teams entworfen, mit einer Zusammenfassung der Anfrage.
- Die zuständige Person sieht den Entwurf in einer Warteschlange, bearbeitet oder gibt ihn mit einem Klick frei. Ohne diese Freigabe wird nichts versendet.
- Die freigegebene Antwort enthält den Buchungslink der zuständigen Person. Sobald ein Termin gebucht ist, aktualisiert sich die Deal-Phase, und eine Zusammenfassung wird im Team-Kanal gepostet.
Credit-Einstufung: Standard (zwei Credits). Passt zum One Workflow Pilot. Weitere Beispiele finden Sie auf der Seite Beispiel-Workflows.
Menschliche Kontrollpunkte
- Jede ausgehende Nachricht wird von der zuständigen Person freigegeben, bis das Team anhand von Daten entscheidet, dass eine bestimmte Vorlage unbeaufsichtigt laufen kann.
- Klassifizierungen mit geringer Konfidenz gehen ohne Label an eine Person, statt geraten zu werden.
- Passungswerte sind eine Orientierung. Sie sortieren die Warteschlange; sie lehnen niemals automatisch einen Lead ab.
- Nachfass-Sequenzen stoppen bei jeder Antwort, jeder Abmeldung oder jeder manuellen Phasenänderung.
Tools, die wir anbinden
HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho und Microsoft Dynamics auf der CRM-Seite. Gmail, Outlook und Sammelpostfächer. Typeform, Gravity Forms, HubSpot-Formulare und Website-Chat. Calendly, HubSpot Meetings und Microsoft Bookings. Slack und Teams für Benachrichtigungen. LinkedIn-Lead-Formulare über deren Export oder Connector.
Toolnamen zeigen technische Kompatibilität, keine Partnerschaft. Umgesetzt mit n8n, Make, Zapier oder Power Automate, je nach Volumen und Ihren bestehenden Lizenzen.
Was wir messen
- Zeit von der Anfrage bis zur ersten Antwort (Median und Worst Case)
- Stunden pro Woche für Dateneingabe und Nachhaken
- Anteil doppelter und unvollständiger Datensätze
- Anteil der Leads mit geplantem nächsten Schritt
- Klassifizierungsgenauigkeit anhand einer monatlichen Stichprobe
Gemessen vor dem Start und erneut nach 30, 60 und 90 Tagen. Siehe so funktioniert es.
Welches Paket passt
One Workflow Pilot (ab 1.250 €): ein Kanal in ein CRM, mit Klassifizierung und einer freigegebenen ersten Antwort. Solo (2.750 €): mehrere Kanäle, Dublettenprüfung und eine Nachfass-Sequenz für ein Team. Team (6.900 €): mehrere Leistungsbereiche oder Regionen, Zuweisungsregeln, Anreicherung, Terminbuchung und eine Monitoring-Ansicht. Preise zzgl. USt. und Nutzungskosten von Drittanbietern; alle Details auf der Preisseite.
Fragen zur Lead- und CRM-Automatisierung
Antwortet die KI eigenständig an interessierte Personen?
Standardmäßig nicht. Sie entwirft, eine benannte Person gibt frei. Manche Teams entscheiden sich später dafür, eine eng begrenzte Vorlage (zum Beispiel eine Terminbestätigung) unbeaufsichtigt laufen zu lassen, sobald das Freigabeprotokoll zeigt, dass sie durchgehend korrekt ist. Diese Entscheidung liegt bei Ihnen und ist jederzeit umkehrbar.
Ist Kaltakquise oder Leadgenerierung enthalten?
Nein. Wir automatisieren den Umgang mit Anfragen, die Sie bereits erhalten, und das Nachfassen bei Gesprächen, die Sie bereits begonnen haben. Wir bauen keine unaufgeforderte KI-Massenansprache; sie schadet der Zustellbarkeit und dem Ruf.
Unsere CRM-Daten sind unordentlich. Müssen wir sie erst bereinigen?
Nicht vollständig. Die Discovery-Phase umfasst einen Blick auf die Dubletten- und Fehlfeldquote, und der Workflow erzwingt ab dem Start saubere Datensätze. Eine einmalige Bereinigung der Altdaten kann separat abgegrenzt werden, wenn sie fürs Reporting relevant ist.
Wie sieht es mit personenbezogenen Daten und Einwilligung aus?
Anfragedaten sind personenbezogene Daten. Wir halten sie in Ihrem CRM, minimieren, was durch KI-Schritte läuft, legen Aufbewahrungsregeln fest und dokumentieren die Verarbeitung. Wo ein KI-Schritt Text an einen Modellanbieter sendet, wählen wir Region und Anbieter gemeinsam mit Ihnen aus und vermerken es im Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter. Siehe Sicherheit und Governance.