In einer Beratung, Agentur oder Kanzlei sind die teuren Stunden die abrechenbaren, und ein überraschend großer Teil davon geht für Anfrageerfassung, Angebote, Notizen, Onboarding und Berichte drauf. Genau diese Workflows automatisieren wir zuerst für Firmen mit 10 bis 100 Mitarbeitenden, wobei ein Mensch alles freigibt, was ein Kunde zu sehen bekommt.
Workflows
Fünf Workflows, die wir für Firmen wie Ihre bauen
Anfrageerfassung
Angebotsentwürfe
Meeting-Notizen ins CRM
Kunden-Onboarding
Kunden- und internes Reporting
Womit Sie anfangen sollten
Erst Anfrageerfassung oder Reporting: hohe Frequenz, klare Regeln, kein Kundendokument in Gefahr. Angebote und Meeting-Notizen, sobald das Team dem Freigabeablauf vertraut.
Der typische Software-Stack
CRM: HubSpot, Pipedrive oder Salesforce. Arbeitsumgebung: Microsoft 365 oder Google Workspace. Projekte und Aufgaben: Asana, ClickUp, Monday, Notion oder Jira. Zeit und Abrechnung: Harvest, Toggl, Clockify, lexoffice, sevDesk oder Xero. Meetings: Zoom, Teams, Google Meet mit einem Transkriptionstool. Kommunikation: Slack oder Teams. Signaturen: DocuSign oder Vergleichbares. Alles anbindbar über API oder einen etablierten Connector; Toolnamen zeigen Kompatibilität, keine Partnerschaft.
Wir bauen auf n8n, Make, Zapier oder Power Automate, je nach Volumen und Lizenzen, in Ihren eigenen Konten. Siehe Leistungen.
Risiken speziell für Ihr Geschäft
- Vertraulichkeit gegenüber Mandanten. Angebote und Notizen enthalten Mandanteninformationen. Wir halten Dokumente in Ihren Systemen, senden an den von Ihnen gewählten Modellanbieter nur, was ein einzelner Schritt braucht, und führen dies in einer Liste der Unterauftragsverarbeiter, die Sie einem Kunden zeigen können.
- Einwilligung zur Aufzeichnung. Meeting-Transkription setzt die Zustimmung der Teilnehmenden voraus. Der Workflow beginnt bei einem Transkript, das Sie bereits rechtmäßig nutzen dürfen.
- Tonalität und Genauigkeit bei kundenseitigen Texten. Jeder Entwurf, den ein Kunde sehen könnte, wird von der zuständigen Person freigegeben. In den ersten Monaten ohne Ausnahme.
- Zuständigkeit auf Partnerebene. Kanzleien und Agenturen sind ausgelastet; Workflows ohne benannte Zuständigkeit verfallen. Die Zuständigkeitsübersicht ist Teil der Übergabe.
Was wir messen
- Zeit von der Anfrage bis zur ersten Antwort
- Stunden pro Angebot, vom ersten Entwurf bis zum Versand
- Nicht abrechenbare Verwaltungsstunden je Berater pro Woche
- Rechtzeitig abgeschlossene Onboarding-Schritte
- Liefertermin des Berichts im Vergleich zum vereinbarten Termin
Welches Paket passt
One Workflow Pilot (ab 1.250 €): Anfrageerfassung mit freigegebener Antwort, oder ein Reporting-Workflow. Solo (2.750 €): Anfrageerfassung plus Onboarding für einen Leistungsbereich. Team (6.900 €): Anfrageerfassung, Notizen ins CRM, Onboarding und Kundenreporting firmenweit, mit Freigaberouting und einer Monitoring-Ansicht. Firmen mit mehreren Standorten und dokumentenlastiger Arbeit beginnen meist mit dem Audit. Preise zzgl. USt. und Nutzungskosten; Details auf der Preisseite.
Fragen von Dienstleistern und Agenturen
Merken unsere Kunden, dass bei einem Angebot oder Bericht KI im Spiel war?
Sie erhalten ein Dokument, das Ihr Team geschrieben und freigegeben hat; der Workflow liefert den ersten Entwurf und die Datenabfrage. Ob und wie Sie den KI-Einsatz gegenüber Kunden offenlegen, ist Ihre Entscheidung, und manche Kundenverträge verlangen es. Wir helfen Ihnen, schriftlich festzuhalten, wo KI eingesetzt wird, damit Sie diese Frage korrekt beantworten können.
Wir sind eine Agentur mit vielen kleinen Kunden. Skaliert das?
Onboarding und Reporting sind die Workflows, die mit der Kundenzahl am besten skalieren, weil die Vorlage gleich bleibt und sich nur die Daten ändern. Ein einmal gebauter monatlicher Reporting-Workflow läuft für jeden Kunden; die Freigabe bleibt pro Kunde bei der zuständigen Person.
Wir sind Steuerberater oder Rechtsanwälte mit strengen Verschwiegenheitspflichten. Passt das zu uns?
Mit dem richtigen Design oft ja: Dokumente bleiben in Ihren Systemen, KI-Schritte sehen nur das Nötigste, EU-gehostete oder private Modelloptionen, wo erforderlich, und ein schriftliches Verarbeitungsverzeichnis. Wir zeigen Ihnen, wo die Regeln Ihrer Berufskammer oder ein Mandantenvertrag eine fachliche Einschätzung erfordern, und beanspruchen keine Compliance in Ihrem Namen.
Wie unterscheidet sich das von den KI-Funktionen in unserem CRM oder Projekttool?
Diese Funktionen arbeiten innerhalb eines einzelnen Tools. Die Arbeit, die Sie Zeit kostet, liegt zwischen den Tools: vom Postfach ins CRM, vom Gespräch auf die Aufgabenliste, vom Stundenzettel in den Kundenbericht. Wir verbinden die Tools, die Sie bereits haben, und setzen KI-Schritte dort ein, wo sie helfen, statt Sie zu bitten, alles in ein einziges System zu verlagern.