Rechnungen, Belege, Verträge und Formulare werden erfasst, ausgelesen, kontiert und zur Freigabe weitergeleitet – jeder Schritt wird protokolliert. Automatisierte Kreditorenbuchhaltung, die die Buchung vorbereitet; ein Mensch gibt sie frei.
Das Problem
Lieferantenrechnungen kommen in drei Postfächern, einem gemeinsamen Ordner und gelegentlich auf Papier an. Jemand lädt sie herunter, tippt Lieferant, Betrag, Datum und Kostenstelle in die Buchhaltungssoftware, rät das Konto, leitet das PDF zur Freigabe an eine Führungskraft weiter und hakt nach, wenn nichts passiert. Am Monatsende fragt die Buchhaltung nach den Rechnungen, die durchgerutscht sind.
Das gleiche Muster zeigt sich bei Verträgen, Lieferscheinen, Spesenbelegen und Onboarding-Formularen. Es ist eine Arbeit mit hohem Volumen und klaren Regeln, die Geld und personenbezogene Daten betrifft – genau deshalb braucht sie Freigaben und einen Prüfpfad, keine Blackbox.
So sieht es gut aus
- Jedes Dokument aus jedem Kanal erfasst, mit Eingangszeitstempel
- Felder ausgelesen und validiert; auffällige Werte werden markiert, nicht geraten
- Freigaben nach Betrag und Kostenstelle weitergeleitet, mit Erinnerungen
- Ein buchungsfertiger Datensatz in der Buchhaltungssoftware und ein Prüfpfad für die Wirtschaftsprüfung
Umfang
Was wir automatisieren
Rechnungserfassung und Feldauslesung
Kontierungsvorschläge und Freigabe-Routing
Klassifizierung von Verträgen und Formularen
Spesen, Erinnerungen und Vorbereitung des Abgleichs
Lieferantenrechnung: vom Postfach zur freigegebenen Buchung
Eine Demonstration mit Beispieldaten. Eine Agentur mit 25 Mitarbeitenden erhält rund 120 Lieferantenrechnungen pro Monat, größtenteils per E-Mail, und bucht sie über eine externe Steuerkanzlei in lexoffice.
- Eine E-Mail mit PDF-Anhang geht im Rechnungspostfach ein und löst den Workflow aus. Anhänge, die keine Rechnungen sind, werden separat abgelegt.
- Ein Extraktionsschritt liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto-, USt.- und Bruttobetrag aus. Die Summen werden rechnerisch geprüft; der Lieferant wird mit der Stammdatenliste abgeglichen.
- Eine Dublettenprüfung läuft über Lieferant und Rechnungsnummer. Dubletten werden mit einem Hinweis geparkt, nicht doppelt gebucht.
- Konto und Kostenstelle werden anhand früherer Buchungen für diesen Lieferanten vorgeschlagen. Bei neuen Lieferanten gibt es keinen Vorschlag; sie gehen direkt zur Prüfung.
- Die zuständige Freigabeperson für diese Kostenstelle und Betragsstufe sieht die Rechnung, die ausgelesenen Felder und den Vorschlag in einer Freigabeansicht. Freigeben, korrigieren oder mit Begründung ablehnen. Nach zwei Werktagen folgt eine Erinnerung.
- Freigegebene Datensätze werden mit angehängtem PDF an lexoffice übergeben. Jeder Schritt, jede Änderung und jede Freigabe wird in ein Protokoll geschrieben, das die Buchhaltung einsehen kann.
Credit-Einstufung: Standard bis Fortgeschritten (zwei bis vier Credits), je nach Dokumentenvielfalt. Passt zu Solo oder Team. Weitere Beispiele finden Sie auf der Seite Beispiel-Workflows.
Freigaben und Prüfpfad
- Nichts wird ohne einen Menschen gebucht oder bezahlt. Der Workflow bereitet vor; Freigabegrenzen nach Betrag und Rolle legen Sie fest.
- Konfidenz je Feld. Ein unscharfer Gesamtbetrag oder ein ungewöhnlicher USt.-Satz wird markiert statt akzeptiert.
- Vier-Augen-Prinzip, wo Sie es brauchen. Zwei Freigabepersonen ab einem bestimmten Betrag oder bei neuen Lieferanten und geänderten Bankdaten.
- Jede Aktion wird protokolliert – wer, wann und was geändert wurde – und lässt sich für Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater exportieren.
Systeme und Datenschutz
Wir arbeiten mit den Schnittstellen von DATEV (einschließlich DATEV Unternehmen online und den Exportformaten, die Ihre Steuerkanzlei nutzt), lexoffice, sevDesk, Xero, QuickBooks und gängigen ERP-Systemen sowie mit Microsoft 365, Google Workspace und Dokumentenablagen wie SharePoint und Google Drive. Die Namen zeigen technische Kompatibilität, keine Partnerschaft.
Finanzdokumente enthalten personenbezogene und wirtschaftlich sensible Daten. Wir minimieren, was durch KI-Schritte läuft, bevorzugen auf Wunsch eine Verarbeitung mit Hosting in der EU, legen Aufbewahrungsregeln für Zwischenkopien fest und dokumentieren die Verarbeitung für Ihre Unterlagen. Wo eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung oder eine fachliche Prüfung nötig ist, sagen wir das vor dem Bau. Siehe Sicherheit und Governance.
Was wir messen
- Bearbeitungszeit pro Dokument in Minuten
- Tage vom Eingang bis zur Freigabe
- Extraktionsgenauigkeit je Feld anhand einer monatlichen Stichprobe
- Fälle von Dubletten und verspäteten Zahlungen
- Anteil der ohne manuelle Korrektur gebuchten Dokumente
Welches Paket passt
Weil Geld und personenbezogene Daten im Spiel sind, starten wir Finanzprojekte selten mit einem reinen Pilotprojekt. Solo (2.750 €) umfasst die Rechnungserfassung mit Freigabe für eine Gesellschaft und ein Buchhaltungssystem. Team (6.900 €) ergänzt Kontierungsvorschläge, mehrstufige Freigaben, Vertragsklassifizierung und eine Monitoring-Ansicht. Mehrere Gesellschaften oder stark unterschiedliche Dokumentbestände fallen in den Business-Umfang und starten meist mit dem Audit. Preise zzgl. USt. und Nutzungskosten; siehe Preise.
Fragen zur Dokumenten- und Finanzautomatisierung
Wie genau ist die Rechnungsauslesung?
Das hängt von Ihren Dokumenten ab. Saubere digitale PDFs von regelmäßigen Lieferanten lassen sich sehr zuverlässig auslesen; fotografierte oder ungewöhnliche Layouts weniger. Wir messen das vor dem Start an Ihrer eigenen Stichprobe, berichten es je Feld und setzen die Schwellenwerte so, dass alles Unsichere geprüft wird. Eine pauschale Genauigkeitszahl nennen wir nicht.
Ersetzt das unsere Buchhaltung oder Steuerkanzlei?
Nein. Es entfällt das Abtippen und Nachhaken vor der Buchung. Ihre Buchhaltung erhält sauberere, frühere und besser dokumentierte Datensätze und behält die fachliche Beurteilung. Viele Kunden beziehen ihre Steuerkanzlei in die Konzeption ein, damit der Export genau das liefert, was sie brauchen.
Kann der Workflow Rechnungen automatisch bezahlen?
Wir bauen keine unbeaufsichtigte Zahlungsausführung. Der Workflow kann einen Zahlungsvorschlag oder eine Sammeldatei vorbereiten, die eine Person in Ihrem Bank- oder Buchhaltungssystem freigibt. Die Zahlungsfreigabe bleibt bei einer autorisierten Person.
Ist das für deutsche Buchhaltungsanforderungen geeignet?
Wir gestalten den Workflow nach den praktischen Anforderungen, die wir in DACH-Projekten sehen: unveränderte Originale werden aufbewahrt, ein nachvollziehbares Prozessprotokoll entsteht, und die Exporte lassen sich von Ihrer Steuerkanzlei nutzen. Ob ein konkretes Setup Ihre gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten erfüllt, bestätigt Ihre Steuerkanzlei; wir bereiten die Dokumentation so vor, dass diese Prüfung unkompliziert ist.